[내일배움캠프] Chapter 3. 서비스기획 숙련 - 기획 실무 소프트 스킬(킥오프, 공유, 회고)

<서비스기획>
킥오프는 프로젝트의 첫 단계로, 프로젝트가 공식적으로 시작되는 순간이고
공유는 프로젝트 도중 필요한 정보를 필요한 사람에게 정확히 전달하는 과정이며
회고는 프로젝트 후 팀의 작업 과정, 의사소통, 도전 과제, 성공적인 점 등을 되돌아보고 어떻게 더 나아갈 수 있을지에 대한 아이디어를 나누는 시간이다

 

Step 1. 시작 단계 (킥오프)

 

● 킥오프 미팅에서 다루어야 할 핵심 요소들

킥오프란, 프로젝트의 첫 단계로, 프로젝트가 공식적으로 시작되는 순간이다

1) 프로젝트 목표

프로젝트가 완료된 후 무엇을 달성할 것인지

프로젝트 전반에 걸쳐 팀원들에게 방향성을 제공

이해관계자들의 기대를 관리하는 데 중요

2) 프로젝트 범위

프로젝트에서 다루게 될 작업과 다루지 않을 작업을 명확히 구분

3) 일정

프로젝트 완료 시점과 주요 마일스톤들을 정의

팀원들이 목표 달성을 위한 구체적인 시간을 알고, 일정을 관리

4)  팀 구성

각 팀원의 역할과 책임을 명확히 하여 프로젝트 진행 중 역할 분담이 잘 이루어지도록 한다

5) 커뮤니케이션 방법

프로젝트 진행 중 정보 교환 방법

팀원들이 어떻게 정보를 주고받고, 의사소통할지 명확하게 정의

6) 리스크 및 이슈

프로젝트 진행 중 예상되는 장애물이나 도전 과제

미리 인지하고 대처 방안을 마련하기 위함

7) 기대 사항

프로젝트의 이해관계자들이 원하는 결과물이 무엇인지에 대한 명확한 설명

프로젝트 팀은 이해관계자들의 기대에 부합하는 결과물을 제공

 

● 킥오프의 중요성

킥오프가 제대로 이루어지지 않으면, 프로젝트 중간에 혼란이나 목표 불일치, 일정 지연 등이 발생할 수 있다

1) 명확한 목표 설정

프로젝트의 목표와 범위를 명확히 정의

모든 참여자가 프로젝트의 성공적인 결과물을 구체적으로 인식함으로써 목표 달성에 더 집중

2) 예상되는 리스크 및 문제 예방

킥오프 미팅에서 예상되는 리스크를 식별하고, 이에 대한 대응 전략 마련

문제가 발생했을 때 빠르게 대응할 수 있는 준비

3) 팀 간 협업 촉진

팀원들은 각자의 역할과 책임을 이해하고, 협업의 중요성을 인식

프로젝트 중 발생할 수 있는 갈등 예방, 팀원들이 효율적으로 협력할 수 있는 환경 조성

4) 이해관계자와의 기대 일치

프로젝트의 목표, 일정, 범위 등이 명확히 정의하고 이해관계자들의 기대와 우려를 미리 파악, 이에 맞춰 조정

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● 킥오프의 진행 방법

1) 킥오프 미팅 사전 준비

목표 설정 - 참석자 선정 - 자료 준비(프로젝트 계획서, 일정표, 리스크 관리 계회 등) - 미팅 목적 정리 및 사전 안내

2) 킥오프 미팅 진행

- 프로젝트 개요 및 목표 공유

프로젝트의 비전과 목표를 분명히 전달

프로젝트의 목표가 왜 중요한지, 왜 이 프로젝트가 진행되는지를 팀원들에게 설득력 있게 설명

ex. 이번 프로젝트는 고객의 경험을 개선하기 위한 것입니다.

우리는 새로운 기능을 통해 사용자 만족도를 30% 향상시킬 목표를 가지고 있습니다.

- 프로젝트 범위 및 일정 소개

프로젝트의 범위와 주요 일정(마일스톤)을 소개

각 팀원들이 맡은 역할을 명확히 하고, 프로젝트의 각 단계에서 무엇을 해야 하는지 설명

ex. 프로젝트는 6개월간 진행되며, 첫 번째 배포 목표(희망) 일정은 6/7(목) 입니다.

- 팀 구성 및 역할 설명

팀원들의 역할과 책임을 구체적으로 설명

각 팀원이 자신의 역할을 명확히 이해하고, 협업할 수 있도록 도움

ex. 개발팀은 기능 구현과 코드 리뷰를, 디자인팀은 UI/UX 설계를. 마케팅팀은 최종 제품 출시 후 캠페인 계획을 세웁니다.

- 리스크 관리 및 문제 해결 방안 논의

예상되는 리스크나 문제를 공유하고, 이를 해결하기 위한 계획 설명

문제가 발생했을 때의 대응 방법도 미리 논의

ex. 우리 프로젝트에서 가장 큰 리스크는 기술적인 문제입니다. 이를 해결하기 위해 매주 기술 점검 회의를 개최하고, 문제가 발생하면 즉시 해결책을 마련할 것입니다.

- 커뮤니케이션 계획 및 도구 소개

팀 간 커뮤니케이션 방법과 도구를 공유

정보 공유가 원활하게 이루어질 수 있도록 도구(슬랙, 이메일, 프로젝트 관리 툴 등)를 정하고 안내

ex. 우리는 모든 업무와 일정 관리를 jira로 할 것이며, Slack을 통해 팀 내 빠른 의사소통을 진행할 예정입니다.

- 질문과 의견 수렴

팀원들이나 이해관계자들의 질문을 받고, 필요한 의견을 수렴

ex. 혹시 프로젝트 진행에 대해 추가적인 질문이 있으면 지금 말씀해 주세요.

3) 킥오프 미팅 후

미팅 기록 공유, 액션 아이템 정리( 미팅에서 결정된 사항이나 행동 항목을 목록화하여 각 팀에 전달)

 

Step 2. 진행 중 단계 (공유)

 

● 공유의 중요성

정보의 공유는 프로젝트가 제대로 진행되고 있는지 확인 / 발생할 수 있는 문제를 미리 파악 / 팀원 간 협력을 촉진

1) 리스크 관리

프로젝트 진행 중 문제의 조기 감지 및 이를 해결할 수 있는 빠른 대처가 가능

2) 의사결정 효율화

공유된 정보는 의사결정을 신속하고 정확하게 내리는 데 중요한 역할

팀원이나 이해관계자들이 동일한 정보를 바탕으로 결정을 내려 갈등 최소화, 모든 결정이 프로젝트 목표에 맞춰짐

3) 기대 일치

모든 팀원과 이해관계자가 동일한 목표와 기대를 공유하도록 돕고, 프로젝트 진행 중 발생할 수 있는 오해나 갈등 최소화

4) 문서화 및 추적

공유된 정보는 프로젝트 후에 문서화 - 나중에 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있음

프로젝트 종료 후 성과 분석이나 지식 관리에 유용

- 카카오 현업 툴 '아지트' 살펴보기

https://www.kakaocorp.com/page/service/service/Agit

함께 일하는 즐거움, 우리들의 아지트

- 화해 현업 툴 살펴보기

https://blog.hwahae.co.kr/all/hwahaeteam/culture/5451

Data-driven 의사 결정을 위한 방법 – 화해 블로그 | 기술 블로그

 

● 공유를 잘하기 위한 방법

1) 명확한 커뮤니케이션 채널 설정

이메일, 슬랙, 트렐로, JIRA 등 다양한 커뮤니케이션 도구 중 어떤 채널을 사용할지 명확하게 선정

2) 주기적인 미팅 및 업데이트

정기적인 회의나 업데이트 세션을 통해 팀원들이 프로젝트 진행 상황을 이해하고, 각자의 진행 상태를 공유

주간 회의, 일일 스크럼, 월간 리뷰 등을 통해 정보를 효율적으로 교환

ex. 일일 스탠드업 회의- 팀원들이 하루 동안 진행할 작업 간단히 공유, 현재 진행 중인 문제 빠르게 논의

      주간 프로젝트 리뷰 회의 - 프로젝트 목표에 대한 진행 상황 공유, 예상되는 리스크나 우려사항 공유

3) 필요한 정보만 공유

목표에 맞는 정보만 제공

프로젝트 관리자는 중요한 일정 변경 사항, 리스크, 예산 등의 핵심 정보만 팀과 공유

기술적 세부사항은 개발팀이나 관련 부서에만 공유, 그 외의 팀원들에게는 주요 결과나 변경 사항만 전달

 

Step 3. 마무리 단계 (회고)

 

● 회고가 중요한 이유

팀의 작업 과정, 의사소통, 도전 과제, 성공적인 점 등을 되돌아보고 어떻게 더 나아갈 수 있을지 아이디어를 나누는 시간

1) 학습과 개선

단순히 과정과 결과를 평가하는 활동을 넘어, 무엇이 잘 되었고, 어떤 부분이 부족했는지, 왜 그랬는지를 근본적으로 분석

- 실패에서 배우기

잘못된 결정이나 실패한 부분을 회고하면서 실수에서 교훈을 얻고, 다음 프로젝트에 더 나은 결정을 내릴 수 있는 기회

- 성공을 반복하기

무엇이 잘 되었는지, 성공적인 전략이나 방법은 무엇이었는지를 파악함으로써 좋은 결과를 계속해서 반복

새로운 기능을 출시하는 프로젝트를 마친 후, 프로젝트가 예정보다 지연되었고, 버그가 많이 발생한 경우

잘된 점
사용자 경험을 개선하는 기능을 추가하는 데 성공
팀 내 커뮤니케이션이 원활해서, 어려운 문제를 빨리 해결
개선할 점
기능 개발 중간에 요구사항이 자주 바뀌어서 개발 일정을 맞추는 데 어려움
테스트가 충분하지 않아서 출시 후에 많은 버그 발생
원인 분석
요구사항 변경이 잦은 이유는 기획 단계에서 명확한 정리가 부족했기 때문.
테스트 부족의 원인은 테스트 환경 세팅이 늦어지고, 버그 수정 시간이 부족했던 점
개선 방안
기획 단계에서 더 명확하게 요구사항을 정리, 변경 사항에 대한 관리 프로세스 개선
다음 프로젝트부터는 개발 초기 단계에서 자동화된 테스트 환경을 준비, 버그 수정 일정을 넉넉하게 확보

쇼핑몰의 마케팅 팀이 특별 할인 캠페인을 진행했으나, 예상보다 매출 상승 효과가 적은 경우

잘된 점
할인율을 높였을 때, 기존 고객의 구매 빈도가 증가
프로모션을 SNS와 이메일 마케팅으로 동시에 진행하여, 다양한 채널에서의 노출
개선할 점
광고 타겟팅이 너무 넓어서 정확한 타겟층에 도달하지 못함
이메일 클릭 비율이 기대보다 낮았음
원인 분석
광고 타겟팅이 넓었기 때문에 잠재 고객과 실제 구매 의향이 있는 고객에게만 집중되지 못함
이메일 마케팅의 클릭률이 낮은 이유는 제목에 할인 혜택이 명확하게 전달되지 않았기 때문
개선 방안
다음 캠페인에서는 타겟 고객층을 더 세분화하고, 고객 세분화 전략을 활용해서 더욱 정밀한 광고를 진행
이메일 마케팅에서는 개인화된 제목과 함께 할인 혜택을 더 눈에 띄게 배치

 

2) 협업의 질 향상 및 동기부여

회고는 팀 구성원들이 서로의 의견을 자유롭게 나누고, 협업의 질을 높이는 기회를 제공

- 개인과 팀의 생각을 공유

회고를 통해 각 팀원은 자신의 경험과 생각을 나누며, 서로 다른 관점에서 학습

- 신뢰 구축

팀원들이 자신의 의견을 자유롭게 표현하고, 이를 공동으로 해결해 나가는 과정에서 서로에 대한 신뢰 형성

- 업적 인정

팀원들은 회고에서 자신의 노력과 성과가 인정받는 기회를 갖고, 이는 모든 팀원에게 동기를 부여

3) 효율성 향상

업무 프로세스와 작업 흐름을 검토하고, 불필요한 시간 낭비나 비효율적인 업무 방식을 파악하여 개선

회고 이후 팀은 더 효율적이고 효과적인 방식으로 업무를 진행

- 마켓 컬리 회고록

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● 회고 하는 법

1) 진행 과정 돌아보기: 무엇이 잘 되었고, 무엇이 문제였는가?

팀의 진행 과정에서 좋았던 점과 개선할 부분을 나누는 단계

각각 경험한 것을 듣고, 서로의 관점을 이해

2) 구체적인 문제점 분석 : 왜 그렇게 되었을까?

잘된 점과 개선할 점을 나눈 후, 문제가 발생한 원인을 분석

구체적인 문제 해결을 위한 원인 분석

3) 개선을 위한 액션 아이템 도출

구체적인 개선 사항을 도출하고, 실행 가능한 액션 아이템 제작

팀원들은 자신의 의견을 바탕으로 앞으로의 개선 방향을 논의하고 실행 계획을 수립

4) 회고 내용 정리 및 공유

회고 미팅에서 나온 핵심적인 피드백과 개선 사항을 정리하여 팀과 이해관계자들에게 공유

회고에서 나온 아이디어가 실제 프로젝트에서 어떻게 적용될지 인지